Home Office

„Home Office“ hört sich sehr professionell an und klingt vielleicht etwas zu abgehoben, aber ich finde wer wirklich gut sein möchte, sollte sich immer an Profis orientieren – egal auf welchem Gebiet.

Im Laufe der Zeit wirst Du immer mehr wichtige Dokumente zu organisieren haben. Es lohnt sich ein Mal Zeit in eine Strukturierung zu investieren, um danach dauerhaft Ruhe zu haben.

Ich empfehle eine Schubladenbox mit mehreren Fächern auf dem Schreibtisch zu haben, in dessen einzelne Fächer Schriftstücke abgelegt werden können.
Der Schreibtisch sieht mit minimalem Aufwand immer ordentlich aus (da sich keine vor sich hin staubende Papierstapel mehr bilden), wobei gleichzeitig eine Vorsortierung stattfindet, die die Abarbeitung der kleinen Fächer realistischer macht (kein riesiger Berg, den es zu überwinden gilt, sondern kleinere Anhöhen). Für die Fächer empfehle ich mindestens: „Ablage“, „Bearbeiten“, „Lesen“ und „Projekte“.

  • Ablage
    Hier kommt alles rein, was später in Ordner (siehe unten) einsortiert werden soll (z.B. Post von Behörden) – regelmäßig (bspw. immer zum 1. des Monats) leeren nicht vergessen
  • Bearbeiten
    Alle terminlichen Aufgaben, die Du erledigen musst (BAföG, Rechnungen …)
  • Lesen
    Lesenswertes Infomaterial, das anschließend entsorgt wird (Zeitschriften)
  • Projekte
    Aufgaben, die längere Zeit in Anspruch nehmen: Hausarbeiten, Referate …

Die restlichen Fächer kannst Du nach individuellem Bedarf anpassen, z.B. „PC-Zubehör“, „Schmierpapier“ usw. Gerne kannst Du die Fächer mit Etiketten bekleben, so dass Du auch Dritten leicht erklären kannst, wo sie was finden.

Für die übersichtliche Gestaltung Deiner Unterlagen empfehle ich Dir DIN A4 Aktenordner mit Kunststoffsichtfenster am Rücken, die es regelmäßig bei Aldi für 0,99€ gibt, für das Du diese Ordnerrücken nutzen kannst: Nun kannst Du bereits von weitem sehen, was drin ist und falls sich etwas ändern sollte, kannst Du Dir eine neues ausdrucken – so sieht auch Dein Regal immer vorbildlich aus. Übrigens ist es praktischer das neueste Schriftstück immer ganz oben einzuheften und nicht hinter dem Stapel (so muss weniger geblättert werden). Zur Einteilung des Ordnerinhalts hilft Dir dieser Register, auch hier kannst Du bei Änderungen eine neue Seite ausdrucken und behältst eine gute Übersicht. Mit ganz wenig Aufwand hast Du bereits ganz viel erledigt!

Übrigens hast Du wieder das Prinzip nach Pareto angewendet 😉

Schriftverkehr

Ich persönlich speichere alle Briefe, die ich zu Hause getippt habe in einem Ordner mit der aktuellen Jahreszahl. Am Ende des Jahres wird der Ordner zu einer zip-Datei komprimiert (unter Windows: Rechtsklick -> Senden an… -> Zip komprimierter Ordner).

Hier meine Briefvorlage, die auf Formatvorlagen beruht und deshalb leicht zu ändern ist. Das Sichtfenster passt übrigens auch in einen großen C4 Briefumschlag 😉

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