Buchführung

Studienfinanzierung

Die Kunst der Studienfinanzierung liegt mindestens im ausgeglichenen Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben – mehr ist es nicht 😉

Folglich gibt es bei Problemen 2 Möglichkeiten:

  1. Einnahmen steigern
  2. Ausgaben senken

Grundlagen einer Buchführung

Das A & O bei knapper Kasse ist eine gute Buchführung

Buchführung? Das ist doch viel zu umständlich, denken die meisten …

Auch ich war anfangs sehr skeptisch. Mein Mitbewohner (Steuerfachangestellter) konnte mich aber zum Glück vom Gegenteil überzeugen. Welche Vorteile bringt eine Buchhaltung? Der Nutzer erhält eine perfekte Übersicht über seine gesamten Finanzen: Alle Einnahmen und Ausgaben lassen sich schnell ermitteln – perfekt für die private Planung und für Behörden (Steuererklärung, Sozialleistungen). Ob für ein bestimmtes Gerät noch Garantie vorhanden ist, lässt sich mit der Buchhaltung schnell finden, ohne länger in Schubladen und Ordnern suchen zu müssen; gleiches gilt für Fragen bei Vertragslaufzeiten (Handy, Haftpflichtversicherung). Zudem entfällt das umständliche manuelle Aufschreiben und Berechnen von Einnahmen und Ausgaben mit einer Buchhaltungssoftware (fast) vollständig, da die Software über eine Online-Banking-Anbindung die Girokontoumsätze abrufen kann, die der Anwender in Kategorien (= Konten) ordnet (=bucht). Selbstverständlich lassen sich auch Umsätze manuell eingeben, z.B. wenn etwas bar bezahlt wird. Mit einem Klick auf die Kategorie alle Ausgaben einsehen. Verschiedene Kategorien lassen sich in einem Bericht zusammenfassen, z.B. für die Steuererklärung (Arbeitsmittel, Fortbildungskosten, verschiedene Versicherungen usw.

Hier wird beispielhaft GnuCash beschrieben, was ich persönlich seit mehr als sieben Jahre nutze. GnuCash ist in der Bedienung gewöhnungsbedürftig und optisch nicht schön gestaltet. Man kann sich nach Alternativen umsehen, die einen eher ansprechen oder auch über eine App bedienbar sind, z.B. Finanzblick (nach dem Einloggen über den Webbrowser (nicht über die App) gibt es viel mehr Funktionen).

Als wichtig erachte ich jedoch die Funktion, dass die Software eine HBCI-Anbindung haben sollte, um die Kontoumsätze mit einem Klick importieren zu können. Mittlerweile bietet bspw. auch die comdirect eine Funktion an, um Ausgaben in Kategorien einteilen zu können. Auch lassen sich andere Banken anbinden, so dass deren Umsätze angezeigt werden können – eine Kategorisierung dieser Umsätze ist jedoch nicht möglich.

GnuCash

Eine Besonderheit in GnuCash stellt die professionelle Doppelte Buchführung dar. Denn jeder Umsatz erscheint in zwei Konten: Über die Online-Banking Anbindung werden die Girokontoumsätze (Gehalt, Miete, Handy, Kfz-Vesicherung …) abgerufen und alle Umsätze in das Konto „Girokonto“ gebucht (weil das Geld in diesem Konto landet bzw. von dort weggeht). Vom Konto „Girokonto“ müssen die Umsätze dann einem zweiten Konto wie Gehalt, Miete, Handy oder Kfz-Versicherung mit Mausklick zugeordnet werden. Mit der Doppelten Buchführung weiß man immer woher das Geld kommt (Erträge „Gehalt“) und wohin es geht (Aufwendungen „Handy“). Klickt der Anwender auf das Konto „Handy“, erscheinen alle Handyumsätze, d.h. man sieht auf einen Blick alle Ausgaben über die verschiedenen Monate und kann schnell und einfach vergleichen ohne in Ordnern suchen zu müssen.

Installation und Konfiguration

GnuCash ist für alle Betriebssysteme vorhanden und lässt sich wie die dort üblichen Programme installieren. Beim ersten Programmstart erscheint ein Assistent, mit dessen Hilfe sich alle relevanten Konten (mit Unterkonten) z.B. Studium mit Unterkonten („Studiengebühren“, „BAföG“), Autobesitz (Reparaturen, Benzin) usw. erstellen lassen. Auch später können manuell Konten erstellt, umbenannt oder gelöscht werden. Der Assistent ist so gut, dass sogar berücksichtigt wird, dass das BAföG zur Hälfte aus einem zinslosen Darlehen und zur anderen Hälfte aus einer Förderung (= muss nicht zurückbezahlt werden) besteht: Darum gibt es für BAföG ein Konto unter Aufwendungen und eines in Erträge.

Die GnuCash-Datei am besten in einen eigenen Ordner z.B. „Buchhaltung“ speichern. In denselben Ordner werden auch die automatischen Backups gespeichert. Die Einstellungen hierfür finden sich unter „Bearbeiten“ → „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Dateien“ „Zeitintervall automatisch speichern“ und „Logdateien aufbewahren“. Die Backups werden als Dateiname.xax.JJJJMMTThhmmss.xac gespeichert.

Für die praktische Online-Banking-Anbindung werden Daten für den HBCI-Zugang benötigt. Der HBCI-Zugang ist vergleichbar mit Benutzername, Kennwort und IMAP/POP3-Zugangsdaten von E-Mail Anbietern. Benötigt werden 5 Angaben: Server-URL der Bank, HBCI-Version, Benutzername, Benutzerkennung und Kundennummer. Die drei letztgenannten können eine andere Bedeutung haben, als ihre Namen suggerieren und sind bei Banken nicht einheitlich. Die HBCI-Angaben sind meistens schwer auf der Bankenhomepage zu finden – bei Problemen beim Kundenservice anrufen.

Zur Veranschaulichung wird die Konfiguration eines Kontos bei der comdirect-Bank durchgeführt. Mit Hilfe eines Assistenten in GnuCash wird die Online-Banking-Anbindung hergestellt „Werkzeuge“ → „Onlinebanking Einrichtung…“ → AqBanking Einrichtungs-Assistenten starten. Danach im Register „Benutzer“ → „Benutzer anlegen“ → „HBCI backend using AqHBCI“ → PIN/TAN einrichten die Bankdaten (Bankleitzahl: 20041133, Bankname: comdirect, Server-URL: https://hbci.comdirect.de/pintan/HbciPinTanHttpGate) eingeben → Bei der comdirect entspricht der „Benutzername“ der Konto-Nr., die „Benutzerkennung“ der Zugangsnummer zum Login auf der Homepage und die Kundennummer wird leer gelassen. Unter „Erweiterte Einstellungen“ wird „HBCI-Version“ auf 2.2 gesetzt. Im Anschluss wird die Anbindung getestet: Sicherheitszertifikat akzeptieren und mehrmals die PIN für das Online-Banking eingeben. Die Online-Banking-Anbindung ist damit abgeschlossen.

Nun müssen die Online-Banking Konten, normalerweise ein Girokonto und ein Sparbuch, den passenden GnuCash-Konten („Girokonto“ und „Sparbuch“) zugeteilt werden, damit die Umsätze im richtigen Konto verbucht werden. Im offenen Fenster Aq-Banking-Einrichtung im Reiter Konten „Währung (EUR)“ und „Kontoart“ (Girokonto bzw. Sparkonto) korrekt einstellen. Am Schluss öffnet sich ein Fenster „Grundlegende Online-Banking Einrichtung“ in der die endgültige Zuteilung der beiden Konten den passenden GnuCash-Konten erfolgt: Auf das Kästchen hinter „Neu“ klicken und das richtige Konto auswählen: Girokonto: Aktiva → Barvermögen → Girokonto (beachte die Kontonummern, damit keine Verwechslung von Girokonto und Sparkonto erfolgt).

Nutzung

Nachdem das Konto für Online-Banking eingerichtet ist, werden die Kontoumsätze zum ersten Mal abgerufen: Auf das Konto klicken, dessen Umsätze abgerufen werden sollen dann „Aktionen“ → „Online Aktionen“ → „Abfrage Kontoumsätze…“ Im folgenden Fenster legt man fest, von welchem Zeitraum die Umsätze abgerufen werden sollen. Bei der ersten Abfrage ist „Frühestes mögliches Datum“ (meistens die letzten 180 Tage) und bis „Jetzt“ standardmäßig ausgewählt. Bei allen späteren Abfragen ist „Letztes Abrufdatum“ die Voreinstellung. Mit Klick auf „OK“ und Eingabe der PIN (es empfiehlt sich „PIN merken“ zu aktivieren, womit die PIN nur ein Mal, statt drei Mal abgefragt wird) erscheint ein Pop-Up Fenster in dem das Zertifikat der Bank akzeptiert werden muss. Anschließend werden alle Kontoumsätze abgerufen. Bei neuen Umsätzen werden diese in einem neuen Fenster aufgelistet. Mit Doppelklick auf einen Umsatz kann dieses einem Konto zuordnet werden. GnuCash merkt sich diese Zuordnung für die Zukunft, d.h. wenn später dieser Umsatz (z.B. Miete) erscheint, wird es automatisch dem richtigen Konto zugewiesen (z.B. Wohnung). Damit dies möglichst zuverlässig funktioniert „Bearbeiten“ → „Einstellungen“ → „Online Banking“ → „Bayes-Algorithmus verwenden“ aktivieren. Später kontrolliert man nur noch die Zuordnungen und bestätigst sie.

Damit der Kontostand in GnuCash mit dem der Bank übereinstimmt, wird ein Anfangskontostand in GnuCash benötigt. In der Grundeinstellung beträgt dieser 0,- € wovon alle Umsätze verrechnet werden, was zu einem anderen Kontostand, als dem Realen führt. Der Anfangsbestand berechnet sich: Realer Kontostand – GnuCash-Kontostand (nach Abruf der Umsätze). Beispiel: Der Kontostand beträgt real 5 €, während das GnuCash-Konto -8 € anzeigt. Anfangsbestand: 5 € – -8 €=13 €. Dieser Betrag wird manuell als Anfangsbestand in das entsprechende Konto gesetzt und in das Konto „Anfangsbestand“ gebucht (= Doppelte Buchführung) – als Datum das Früheste nehmen damit es ganz oben in den Umsätzen erscheint.

Umsätze im Girokonto, die keinem Konto zugeordnet werden, landen zusätzlich entweder in „Ausgleichskonto“ bzw. in „Ausbuchungskonto, damit das Prinzip der Doppelten Buchführung erfüllt wird. Buchungen, die keinem Konto zugeordnet wurden, finden sich deshalb in diesen Konten. Beispiel: Der BAföG-Geldeingang ist in „Girokonto“ und auch in „Ausgleichskonto“ verbucht. Auf „Girokonto“ gehen und den Betrag in „Buchen“ dem Konto „BAföG“ in den Erträgen zuordnen – es verschwindet dann aus dem Ausgleichskonto. Das gleiche passiert mit den Ausgaben in „Ausbuchungskonto“. Wer das BAföG ganz genau verbuchen möchte, teilt den Betrag („Mehrteilige Buchung“ siehe unten) in 2 Teile wovon ein Teil unter Erträgen „BAföG“, die andere unter Fremdkapital → Kredite → „BAföG“ verbucht wird.

Viele Anfänger verwirrt diese Tatsache: Wird eine Buchung gelöscht – egal aus welchem Konto (Doppelte Buchführung) – ist sie aus beiden Konten verschwunden. Da es leider den Button „rückgängig machen“ nicht gibt, kann man sich mit dem erneuten Abfragen aller Kontoumsätze mit der Möglichkeit „Frühestes mögliches Datum“ behelfen (sofern der gelöschte Umsatz noch abrufbar ist). Der gelöschte Umsatz erscheint dann als ein neuer Umsatz im Pop-Up-Fenster, der neu zugeordnet werden kann. Buchungen, die falsch gebucht wurden, korrigiert man, indem die Zuordnung vom Konto des Geldeingangs (Girokonto, Bargeld, Zinsen für Sparbuch usw.) geändert wird. Entdeckt man bspw. einen Handyumsatz im Konto „Miete“ gelangt mit dem Button „Zur passenden Gegenbuchung im Gegenkonto gehen“ einfach in das Konto „Girokonto“ und bucht den falsch gebuchten Umsatz in das Konto „Handy“.

Tipps

Je präziser die Buchhaltung geführt wird, desto genauer, aber auch zeitaufwendiger wird sie.

  • am Geldautomaten abgehobene Beträge werden in das Konto „Bargeld“ gebucht. Wer nicht jede kleine Ausgabe (z.B. Kaffee) davon abziehen möchte, kann für den Anfang die Umsätze vom Geldautomaten unter „Aufwendungen“ in ein Konto „Nicht erfasste Ausgaben“ buchen. Auch Fehlbeträge werden in dieses Konto gebucht
  • Artikel mit Garantie möglichst mit Giro-Karte kaufen, da der Kontoauszug als Zahlbeleg gilt
  • jedem Umsatz kann eine Bemerkung hinzugefügt werden: „Ansicht“ → „Bemerkungen anzeigen“, die sich auch mit Hilfe der Suchfunktion schnell finden lassen
  • das Datum lässt sich mit den Tasten für +/- ändern
  • Grundrechenarten lassen sich in den Zeilen für Beträge durchführen (z.B. 197,33-5,34)
  • Platzhalter/verstecken: Konten, die nicht genutzt werden, z.B. alte Konten lassen sich unsichtbar machen, damit sie nicht irritieren: Auf das Konto klicken → Button „Ausgewähltes Konto bearbeiten“ → „versteckt“. Versteckte Konten lassen sich auch wieder sichtbar machen „Ansicht“ → „filtern nach…“ → „Weitere“ → „Versteckte Konten anzeigen“. Nicht löschen, da sonst die verbuchten Beträge in der Gesamtrechnung fehlen. Konten, die wie ein „Ordner“ („Auto“) genutzt werden und die eigentlichen Konten beinhalten („Kfz-Versicherung“, „Anschaffungspreis“), können als Platzhalter verwendet werden, womit sie angezeigt werden, aber in die keine Umsätze gebucht werden können „Ausgewähltes Konto bearbeiten“ → „Platzhalter“
  • Saldenabfrage: Mit der Saldenabfrage (Aktionen → Online Aktionen → Saldenabfrage) lässt sich überprüfen, ob der Kontostand von GnuCash mit dem realen Kontostand übereinstimmt. Wenn alles stimmt mit dem grünen Häkchen bestätigen. Im entsprechenden Konto wird das „n“ zu einem „j“. Stimmt der Saldostand nicht überein, existieren Fehlbeträge, die recherchiert werden müssen (vielleicht hilft ein erneutes Abfragen der Kontoumsätze mit einem früheren Datum, weil ein Betrag nicht verbucht wurde oder der Betrag ist im Konto Ausgleichskonto)
  • mehrteilige Buchungen sind möglich. Beispiel: Für einen Einkauf mit Giro-Karte wird ein einziger Betrag (46,- €) für eine Hose (35,- €) und ein Kopfkissen (11,- €) abgebucht. Der Betrag für die Hose und für das Kopfkissen lassen sich den den zugehörigen Konten „Kleidung“ und „Wohnungsinventar“ zuordnen, wenn mehrteilige Buchung aktiviert wird „Aktionen“ → „Mehrteilige Buchung“. Die Überschrift der Spalte „Einnahmen“ ändert sich dann zu „Gesamteinnahmen“ und „Ausgaben“ zu „Gesamtausgaben“. Beim Klick in die Spalte „Gesamtausgaben“, ändert sich der Spaltenkopf zu „Abhebung“. Der Betrag von 25,- € erscheint dann bei „Abhebung“, eine Zeile darunter bei Einzahlung und noch mal eine Zeile darunter wieder bei Abhebung. Neben Einzahlung, also in die Spalte Abhebung, trägt man den Preis von 14,- € für das Buch ein und bestätigt mit der Return-Taste. Der Betrag steht anschließend in der Spalte Einzahlung, während sich darüber der Betrag automatisch auf die Differenz von 11,- € verkleinert hat. Beide Beträge können nun den entsprechenden Konten zugewiesen werden. Hat die Buchung mehr als zwei Teilbuchungen, so müssen die Beträge erst entsprechenden Konten zugewiesen werden, bevor die dritte, vierte… Buchung durchgeführt wird.

Berichte

Berichte sind Zusammenfassungen von Konten. Anhand eines praktischen Beispiels soll der hohe Nutzen verdeutlicht werden.

Für die Steuererklärung werden die Werbungskosten benötigt. Hierunter fallen z.B. unter anderem alle Kosten für Fachliteratur, Berufskleidung und Bürobedarf, für die jeweils ein eigenes Konto in GnuCash angelegt werden kann. Ziel ist eine Übersicht über alle Werbungskosten zu erstellen, von der der Finanzbeamte jeden Posten abhaken kann. Die Quittungen liegen der Steuererklärung bei (siehe unten). Ein neuer Bericht wird so erstellt „Berichte“ → „Buchungsbericht“. Ein leerer Bericht wird angezeigt „Berichtsoptionen ändern“ Im Reiter „Allgemein“ → „Berichtsname“ Werbungskosten letztes Jahr „Anfangsdatum Anfang“ „des vorherigen Jahres“ Enddatum“ „Ende des vorherigen Jahres“. Im Reiter „Konten“ alle relevanten Konten auswählen. Reiter „Anzeige“ z.B. Datum, Beschreibung, Buchungstext, Bemerkung, volle Kontobezeichnung des Gegenkontos benutzen, Betrag: „Einzel“, Gesamtsumme und Vorzeichenumkehr: „Habenkonto“ aktivieren. Im Reiter „Sortieren“ Primärschlüssel: Kontobezeichnung, Primärschlüssel mit Zwischensumme, Hauptsortier-Reihenfolge: Aufsteigend, Sekundärschlüssel: Datum, Sekundäre Zwischensumme für Datumsschlüssel: Keine, Sekundäre Sortierreihenfolge: Aufsteigend einstellen. „OK“ und schließlich auf den Button Speichern klicken.

Um den Bericht zu nutzen, „Berichte“ → „Benutzerdefinierte Berichte“ → Werbungskosten letztes Jahr → „Erstellen“

Berichte können für alles Mögliche erstellt werden: Steuer (Sonderausgaben, Außergewöhnliche Belastungen usw.), aktuelle Werbungskosten zur Kontrolle, ob die Pauschale überschritten wird (Anfangsdatum und Enddatum des Berichts für Werbungskosten letztes Jahr ändern und unter neuem Namen Werbungskosten aktuelles Jahr speichern), Monatsausgaben, spezielle Ausgaben (Lebensmittel, Versicherungen)…

Organisation von Rechnungen und Belegen

„Wo war die Rechnung für den Mixer?“ „Ist da noch Garantie drauf?“ „Wo sind die Unterlagen für das Finanzamt?“ Viele kennen das …

Eine durchdachte Rechnungsorganisation in Kombination mit der oben beschriebenen Buchhaltung erleichtert das tägliche Leben und die Steuererklärung. Hier ein Beispiel, wie Rechnungen und Belege organisiert werden können. Belege und Rechnungen für Garantieleistungen und das Finanzamt werden in einer Schublade gesammelt und am Monatsende chronologisch auf ein gelochtes DIN A4 Blatt geklebt. Dieses Blatt ganz oben mit Jahr und Monat am Computer beschriften und etwas darunter eine kurze Zusammenfassung von den Belegen notieren (z.B. Laptop, Fachliteratur). Schließlich im Ordner „Rechnungen“ mit 12 Registern für das aktuelle Jahr ablegen. Für Rechnungen die mehrere Jahre abgesetzt werden, nochmals 3 Trenner ganz hinten nutzen: Jedes Jahr, wandern die entsprechenden Rechnungen einen Trenner weiter nach hinten.

Dank Buchhaltung geht die Steuererklärung um Welten schneller: Mit GnuCash z.B. den Bericht „Werbungskosten letztes Jahr“ (s.o.) erstellen und mit den Monatszusammenfassungen (DIN A4 Blatt mit den aufgeklebten Belegen) der Steuererklärung beilegen. Für Rechnungen, die vom Konto abgebucht wurden, werden die ausgedruckte Kontoauszüge benötigt, die dank des Berichts mit Abbuchungsdatum schnell im Kontoheft zu finden sind. Der Finanzbeamte orientiert sich am Bericht und hakt dann lediglich die gesichteten einzelnen Rechnungen ab.

 

 

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